Il payroll non è la semplice elaborazione delle buste paga, ma consta di una serie di altre operazioni, preliminari e successive, che possono raggiungere diversi gradi di complessità a seconda delle caratteristiche e delle dimensioni dell’azienda.

La gestione del personale in house può rivelarsi difficoltosa anche per un’azienda che ha un reparto HR interno competente e motivato, senza contare che, al giorno d’oggi, per essere competitivi bisogna dedicarsi appieno ad altri aspetti più incentrati sulla qualità dei propri servizi: ecco perché molte aziende stanno scegliendo di esternalizzare il payroll.

Cos’è il payroll e quali attività prevede?

Per prendere una decisione in merito all’eventuale gestione in outsourcing del payroll è fondamentale avere le idee chiare sull’insieme delle attività previste dal payroll che, come dicevamo, non si limita alla semplice elaborazione dei cedolini paga.

Vediamo quindi cos’è e come si fa il payroll.

Fase preliminare: Assunzione e creazione anagrafica

Molti non tengono in considerazione questo aspetto che tuttavia è alla base delle successive attività di gestione del lavoratore: la fase preliminare di assunzione e di creazione di una scheda anagrafica del lavoratore.

In questa fase il payroll consiste nell’elaborazione di tutta la documentazione necessaria all’assunzione, come per esempio il prospetto TFR, da trasferire poi al centro per l’impiego per renderla effettiva. Inoltre bisognerà creare la scheda anagrafica del lavoratore, contenente i suoi dati, il ruolo e le competenze, in modo da poter inserire il suo profilo all’interno del sistema gestionale di rilevazione delle presenze.

Fase 1: Rilevazione delle presenze

La rilevazione delle presenze è l’aspetto più importante del payroll: avere un sistema efficace e sempre aggiornato è fondamentale per prevenire il rischio di errori durante la successiva fase di elaborazione dei cedolini.
Anche quando la rilevazione delle presenze avviene tramite un sistema automatico collegato al badge dei singoli dipendenti, possono comunque sorgere problematiche legate alla gestione delle assenze, degli eventuali straordinari e/o doppi turni, delle sostituzioni e delle ferie.
È qui che diventa fondamentale l’apporto umano: affidarsi a un software non basta se non c’è nessuno in grado di controllarne il corretto funzionamento. Solo un team di payroll specialist, che abbia conoscenze a 360° in materia, sarà in grado di scongiurare il rischio di errori nella fase successiva, la più delicata di tutte: quella di elaborazione delle buste paga.

Fase 2: Elaborazione buste paga

L’elaborazione dei cedolini è la fase più comunemente identificata con il termine “payroll”.
Come abbiamo visto però, per effettuare correttamente questa mansione è necessario svolgere una serie di altre attività che richiedono altrettante competenze.
Questo tipo di compito è quello che più di tutti richiede l’intervento di un professionista del payroll: prima di elaborare e stampare le buste paga è necessario fare un ulteriore check dei dati importati dal software per la rilevazione delle presenze, verificare che i compensi applicati siano esatti e solo alla fine procedere con l’accredito degli stipendi. Infine, bisogna procedere all’elaborazione del modello F24, della denuncia uniemens e delle altre denunce previdenziali e assistenziali, nonché alla contabilizzazione dei costi del personale.

Esternalizzare il payroll conviene?

Tutte (o quasi) queste operazioni vanno ripetute mese dopo mese.
La gestione del personale richiede dunque conoscenze tecniche specifiche che non sempre sono appannaggio dei professionisti delle risorse umane.
Ecco perché la scelta di gestire il payroll in outsourcing si sta rivelando vincente per numerose aziende.

Scopri di più in questo articolo dedicato all’esternalizzazione delle attività di gestione del personale.