La gestione delle pratiche amministrative è un’attività che può risultare molto gravosa per un’azienda. Ne abbiamo parlato in questo articolo dedicato all’ottimizzazione dei costi aziendali con l’outsourcing dell’amministrazione del personale e in questo articolo dedicato all’ottimizzazione del lavoro delle HR.

La scelta di affidare ad un software la gestione e la comunicazione delle pratiche amministrative può essere un notevole vantaggio per tutte quelle aziende il cui bilancio non consente di sostenere la spesa di una gestione in house del personale o che non hanno un reparto HR esperto in amministrazione.

Ma i vantaggi non ci sono solo per l’azienda: anche i dipendenti possono trarre grande giovamento dalla semplificazione delle pratiche amministrative che li riguardano e della relativa comunicazione in merito, risparmiando tempo prezioso e migliorando il loro benessere aziendale.

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Come semplificare la gestione delle pratiche amministrative

La gestione delle comunicazioni ufficiali con i dipendenti e la loro catalogazione è un’attività fondamentale per il corretto funzionamento di un’azienda: eseguire ogni passaggio con la massima precisione e accuratezza è importante per avere un archivio e uno storico ordinati e facilmente accessibili, in modo da poter recuperare velocemente qualunque informazione sia necessaria.

In tutta la durata del suo rapporto lavorativo con l’azienda, un dipendente inoltra e riceve numerose comunicazioni. Inoltre ogni lavoratore ha un suo fascicolo personale contenente:

• Informazioni anagrafiche
• Specifiche contrattuali e retributive
• Informazioni professionali e formative
• Cedolini e buste paga

Gestire le comunicazioni con ogni singolo dipendente, catalogare e archiviare questo materiale, soprattutto in formato digitale, può essere un’ardua impresa per il reparto HR di un’azienda che, fino a pochi anni fa, era abituato a gestire pratiche cartacee.

Vantaggi di un software di gestione pratiche amministrative

Un software per la gestione delle pratiche amministrative è il supporto tecnologico che aiuta il reparto risorse umane e amministrazione ad affrontare l’arduo compito di gestire le “scartoffie” digitali offrendo un sistema efficiente di invio e protocollazione documentale grazie all’automazione dei processi.

La maggior parte dei software di gestione delle pratiche amministrative offre la possibilità di creare un archivio elettronico dei documenti, organizzato in fascicoli, facilmente consultabile e dalla struttura personalizzabile.

Le funzionalità consentono di schedulare l’invio di documenti per interfacciarsi rapidamente con la pubblica amministrazione e gli enti pubblici. Inoltre l’interfaccia utente consente l’accesso anche ai dipendenti, in modalità di consultazione o di modifica relativa soltanto ad alcune aree, in modo da semplificare anche la gestione delle comunicazioni con il personale aziendale.

Affidarsi a un software permette di snellire le pratiche amministrative, facilitando il lavoro delle risorse umane e garantendo un abbattimento quasi totale del rischio di errori e/o perdita di materiale importante.